Hizmet
Güvenli ve sertifikalı evrak imha
Saklama süresi dolmuş evrakı kurumunuzun adresinden alıyor, geri döndürülemez biçimde imha ediyor, işlemi tutanakla kayıt altına alıyor ve ortaya çıkan kağıdı geri dönüşüme kazandırıyoruz. Banka şubeleri, üniversiteler, kamu kurumları ve özel işletmelerle çalışıyoruz.
Özet
Lisanslı tesis olarak faaliyetteyiz.
İmha ve ayırma işlemleri kendi tesisimizde yapılıyor.
Her imha işlemi kayıt altına alınıp size teslim edilir.
İmha edilen kağıt geri dönüşüme gönderilir, çöpe gitmez.
KVKK
Kağıt evrak da kişisel veridir
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu yalnızca dijital kayıtları değil, fiziksel ortamda tutulan kişisel verileri de kapsıyor. Müşteri formu, personel özlük dosyası, kredi başvurusu, öğrenci belgesi, sağlık raporu — hepsi kanunun tanımladığı anlamda kişisel veri taşıyor.
Kanun, işleme amacı ortadan kalkan ve saklama süresi dolan kişisel verilerin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini öngörüyor. Kağıt evrak için uygulanabilir olan yöntem yok etmedir: belgenin hiçbir şekilde okunamaz ve yeniden birleştirilemez hale getirilmesi.
Pratikte bunun anlamı şu: dolabı kilitlemek, depoya kaldırmak ya da çöpe atmak bu yükümlülüğü karşılamıyor. Konteynere atılan bir personel dosyası hâlâ üçüncü kişilerin eline geçebilir durumdadır.
Kurumunuzda bu evrak var mı?
- Personel özlük ve bordro dosyaları
- Müşteri sözleşmeleri ve başvuru formları
- Muhasebe evrakı, fatura ve dekont nüshaları
- Öğrenci ve hasta kayıtları
- Kapanan şube ya da birimin devir dışı belgeleri
Bunların saklama süresi dolduğunda imha edilmesi kurumunuzun saklama ve imha politikasının bir parçasıdır.
Güvenlik
İmhanın güvenli olması ne demek
"Güvenli imha" tek bir işlem değil, zincirin her halkasında kopukluk olmaması demek. Kritik noktalar şunlar:
Zincir kopmaz
Evrak kurumunuzdan alındığı andan imha edildiği ana kadar bizim sorumluluğumuzda kalır. Ara depolamada başka bir işe karışmaz, üçüncü bir firmaya devredilmez.
Geri döndürülemez
İmha sonrası evrak okunamaz hale gelir. Ardından malzeme cinsine ayrılıp preslendiği için fiziksel olarak da yeniden bir araya getirilemez.
Kayıt altına alınır
İşlem tutanakla belgelenir ve tutanak kurumunuza teslim edilir. İç denetimde ya da bir soruşturmada imhanın yapıldığını gösterebilirsiniz.
Nasıl işliyor
Beş adım
Miktarı ve adresi belirliyoruz
Kaç kutu, kaç raf ya da kaç metre arşiv olduğunu konuşuyoruz. Gerekirse adresinize gelip yerinde bakıyoruz. Araç, ekip ve gün planı buna göre çıkıyor. Birden çok şubeniz varsa hepsi tek programa bağlanabiliyor.
Adresinizden teslim alıyoruz
Evrak belirlenen gün ve saatte kurumunuzdan alınıyor. Klasör, telli dosya ve zımba ayıklamanıza gerek yok; metal ve plastik ekler süreçte temizleniyor.
Tesise getiriyoruz
Evrak Ataşehir'deki kendi tesisimize getiriliyor. Taşıma ve imha arasında başka bir firmaya devir yok; sorumluluk zinciri kopmuyor.
İmha ediyoruz
Evrak okunamaz hale getiriliyor ve kağıt cinsine göre ayrılıyor. İşlem tamamlanmadan malzeme başka bir sürece karışmıyor.
Tutanağı teslim ediyoruz, kağıdı geri dönüşüme yolluyoruz
İmha tutanağı kurumunuza iletiliyor. Ayrılan kağıt yatay preste balyalanıp lisanslı geri dönüşüm tesislerine sevk ediliyor — evrak yok oluyor, malzeme üretime geri dönüyor.
Kimin için
Arşivi olan her kurum
Bankalar
Şube arşivleri, saklama süresi dolmuş müşteri evrakı, kapanan şubelerin devir dışı kalan belgeleri.
Üniversiteler
Öğrenci işleri, personel ve idari arşivler. Kampüs içi toplama programlanabiliyor.
Kamu kurumları
Ayıklama ve imha komisyonu kararı sonrası ortaya çıkan kağıt. Sıfır Atık süreciyle birlikte yürütülebiliyor.
Özel işletmeler
Muhasebe, insan kaynakları ve müşteri evrakı. Tek seferlik arşiv boşaltma ya da periyodik temizlik.
Sık sorulanlar
Evrak imha hakkında
Evrakı biz mi getirmeliyiz, siz mi alıyorsunuz?
Evrakı kurumunuzun adresinden biz alıyoruz. Kutu ya da çuval sayısını ve adresi bildirmeniz yeterli; aracı ve toplama gününü buna göre planlıyoruz. Birden çok şubeniz varsa hepsi tek programda toplanabiliyor.
Klasör, telli dosya, zımba ayıklamamız gerekiyor mu?
Gerekmiyor. Metal ve plastik ekler süreçte temizleniyor. Sizin tarafınızda yapılacak bir hazırlık yok; kutuları hazırlamanız yeterli.
İmha sonrası belge veriliyor mu?
Evet, imha işlemi tutanakla kayıt altına alınıyor ve tutanak kurumunuza teslim ediliyor. Kurumunuzun iç denetimi ya da uyum birimi için özel bir format gerekiyorsa bunu baştan söylerseniz ona göre düzenliyoruz.
Ne kadar evraktan itibaren geliyorsunuz?
Asgari miktar adrese ve toplama planına göre değişiyor. Elinizdeki tahmini kutu sayısını söyleyin; tek seferlik bir arşiv boşaltma mı yoksa periyodik bir düzen mi kurmak gerektiğini birlikte kararlaştıralım.
Saklama süresi dolmamış evrakı da alır mısınız?
Hangi evrakın ne kadar süre saklanacağına kurumunuz karar verir; biz bu kararı veremeyiz. Siz ayıklama işlemini tamamlayıp imha edilecek kısmı belirledikten sonra devreye giriyoruz.
İmha edilen kağıt ne oluyor?
İmha edilen kağıt cinsine göre ayrılıp yatay preste balyalanıyor ve lisanslı geri dönüşüm tesislerine sevk ediliyor. Yani evrak geri döndürülemez biçimde yok edilirken malzeme geri dönüşüme kazandırılıyor.
Düzenli arşiv temizliği yaptırabilir miyiz?
Evet. Saklama süresi dolan evrakın yılda bir ya da belirlediğiniz aralıklarla toplanması için program kurulabiliyor; her seferinde yeniden teklif almanız gerekmiyor.
Atığınızı konuşalım
Ne çıkardığınızı ve hangi sıklıkta çıkardığınızı söyleyin; size hangi ekipmanın uyduğunu ve toplama planını çıkaralım.